一、会展主办方选择物流服务商
如果展览的主承办方是集团公司，并且拥有自己的展览物流公司，一般是指定自己的公司为参展商提供物流服务。但是，我国大部分展览设计公司都是中小展览公司，没有自己控股或独资的物流公司。在此情况下，展览的主承办方需要在社会上选择一家物流公司为展会提供相关的服务。
二、物流公司设计服务方案
物流服务提供商应提供物流服务方案，并与展览设计主承办方充分协商;与参展商及时进行沟通，根据他们的要求，提供个性化的物流服务。物流服务中对时间的把握特别重要，过早集中货物，会增加参展商的仓储费用;晚了可能会对展品的及时参展产生风险。应反复权衡时间关系，制订出安全、保险、留有余地，同时又有利于降低参展商参展成本的物流方案。
三、配合物流公司实施方案，保证展品及时上架展示
由于种种原因，有时展品已到港口，但没有通关，不能及时上架展示。遇到这种情况，除物流公司应全力以赴进行疏通外，展览设计主承办方也要配合物流公司开展相关的工作，如通过提供某种形式的担保、将展品置于海关的监控之下、迅速补办手续等办法，促使展品及时上架，与观众见面。
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